La posizione delle Entrate, che va accolta con pieno favore perché risponde alle esigenze operative manifestate da imprese e professionisti, consente di gestire in modo semplificato i due momenti: quello della formazione del documento e della gestione dello stesso presso l’impresa emittente e presso il cliente e quello di trasmissione e gestione del documento presso il sistema d’interscambio.

Più in dettaglio, ad esempio, un’impresa che si avvale di un intermediario potrebbe continuare ad operare all’interno con le proprie modalità e con i formati più consoni al gestionale utilizzato, inviando un flusso informativo all’intermediario. A sua volta l’intermediario potrebbe elaborare il flusso ricevuto, trasformandolo in xml e provvedendo alla trasmissione dello stesso tramite il sistema d’interscambio e inviando in allegato la fattura in formato pdf. Il destinatario potrebbe acquisire sia il formato xml che il pdf e conservare solo quest’ultimo formato.

Ovviamente, per dare esatta corrispondenza tra il primo e secondo file è necessario gestire e conservare gli esiti o le ricevute che vengono inviate dallo SdI al momento della presa in carica del file ovvero al momento della consegna al destinatario. In queste ricevute lo SdI inserisce un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (vale a dire l’impronta del documento stesso attraverso un hash calcolato con algoritmo SHA-256) per ogni file fattura elaborato.

L’Agenzia sottolinea che il documento conservato in pdf è una copia informatica dell’originale che resta pur sempre il file xml trasmesso allo SdI.

La conformità normativa della copia è garantita dalle regole imposte dall’art. 23bis del Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005 e successive modifiche) che al comma 2 prevede espressamente che «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 (dello stesso Cad), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti , è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta ferma, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico».

Nel caso della fattura elettronica, per il quale non si evidenziano particolari regole di obbligo di conservazione dell’originale, è chiaro che l’adozione da parte dell’emittente del documento o del ricevente che è in possesso dell’originale di un processo di conservazione a norma della copia di tale originale che rispetti tutte le regole imposte ai fini civilistici dal Dpcm 3 dicembre 2013 e, ai fini fiscali, dal Dm 17 giugno 2014 soddisfa pienamente gli adempimenti di conservazione della fattura nel tempo.

Proprio per questo l’Agenzia conclude affermando che l’operatore potrà decidere di portare in conservazione anche la copia in pdf, formato considerato idoneo dal citato Dpcm 3 dicembre 2013.

Fonte “Il sole 24 ore”