Processi amministrativi e contabili interni e sistemi informatici da far certificare come conformi prima o contestualmente all’entrata in funzione dei registratori o server telematici; i termini per la conformità sono in ogni caso stabiliti al 1° gennaio 2020 per tutti gli esercenti e al 1° luglio 2019 per i contribuenti con volume d’affari oltre i 400mila euro, compresi gli operatori che avevano optato per la trasmissione opzionale dei corrispettivi prevista per la Gdo dalla legge 311 del 2004. Queste le principali indicazioni rese dall’agenzia delle Entrate con la risposta a consulenza giuridica 13 pubblicata ieri, 20 marzo 2019: in assenza di puntuali indicazioni contenute nelle specifiche tecniche versione 6.0 di agosto 2018, sono stati in questo modo individuati i termini entro cui gli esercenti con più punti cassa per singolo punto vendita devono ottenere la dichiarazione di conformità di processi e sistemi informatici aziendali coinvolti nella memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. Gli operatori interessati infatti, oltre alla certificazione con cadenza annuale del proprio bilancio di esercizio, devono dotarsi non solo di un processo di controllo interno, conforme al modello 231/2001, ma richiedere e ottenere il rilascio, da parte di una società di revisione o degli enti (istituti universitari o Cnr) abilitati, di tale dichiarazione di conformità prima dell’avvio della trasmissione telematica e, successivamente, con cadenza triennale. Ai fini della certificazione, occorre garantire che il processo di controllo interno rispetti una serie di requisiti minimi tra cui, essenzialmente, la verifica che a ogni documento di vendita (corrispettivo) corrisponda un incasso in contanti o con strumenti tracciabili. Il controllo di processo interno, secondo le specifiche tecniche, deve essere effettuato a livello di singola cassa, cassiere e forme di pagamento. Eventuali differenze e eccezioni devono essere riconciliate con idonea documentazione da conservare elettronicamente, in base al Dm 17 giugno 2014, per dieci anni. Allo stesso modo occorre predisporre e conservare elettronicamente la documentazione amministrativa che descrive tale processo interno, da strutturare in una serie di fasi.
Per far fronte all’obbligo dei corrispettivi telematici non è sufficiente una attenta valutazione del fornitore delle apparecchiature che permettono la memorizzazione e la trasmissione, ma occorre al contrario partire dall’analisi delle necessità aziendali, verificare canali, modalità e struttura di vendita, considerando l’interfacciamento con Erp e applicativi aziendali già utilizzati e gestire le problematiche per la corretta documentazione di resi, abbuoni, sconti o acquisti con utilizzo di gift card. Il tutto in un quadro regolamentare che deve essere completato quanto prima, con il rilascio degli ulteriori decreti ministeriali attuativi che definiranno con precisione soggetti e operazioni interessate i quali, non necessariamente, coincideranno con quanto finora stabilito per scontrini e ricevute fiscali dal Dpr 696 del 1996.
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Alessandro Mastromatteo
Benedetto Santacroce